+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Сроки хранения табелей учета рабочего времени

Содержание

Срок хранения приказа об ответственном за ведение табеля учета рабочего времени

Сроки хранения табелей учета рабочего времени

Включение в табель и исключение из него работников производится на основании документов по учету кадров (приказов о приеме на работу, приказов о расторжении срочных трудовых договоров). 4.

В конце месяца производится подсчет общего количества отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, дни больничных, командировок, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе. 5.

В конце месяца заполненный табель подписывает руководитель структурного подразделения, начальник отдела кадров. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты. 6.

Ответственность за ведение табеля рабочего времени возложит на руководителей структурных подразделений Общества. 7. Довести приказ до руководителей структурных подразделений под подпись. Зам.

Внимание

Читайте по теме в электронном журнале Правила движения табеля внутри компании Компании обязаны учитывать не только срок хранения табеля учета рабочего времени, но и правильно организовывать его движение. При этом нужно контролировать его сохранность на всех этапах.

Справка Путь прохождения табелей может состоять из следующих этапов:

  1. оформления документа;
  2. контроля составления;
  3. подписания;
  4. передачи в бухгалтерию;
  5. организации хранения.

Каждый из этапов должен отражаться в имеющемся графике документооборота, ведь последний — это элемент учетной политики организации.

При указании каждого этапа требуется отражать исполнителей, бумажные и электронные версии, число экземпляров оригинала/копий, иные важные факторы, в том числе, сколько нужно хранить табеля учета рабочего времени.
Обоснованием предусмотренного порядка считается: п. 4 ст.

Какой установлен срок хранения  для табеля учета рабочего времени

Бывают случаи в крупных учреждениях, когда на этот функционал выделяется отдельный сотрудник – табельщик. Он в централизованном порядке ведет табели всех сотрудников. Но законом не запрещен и иной вариант.

При нем каждое подразделение решает этот нюанс самостоятельно, поделив обязанность составления и ведения табелей между своими кадрами. Кем утвержден Приказ предусматривает учет требований, перечисленных в Постановлении Госкомстата №402 от 4.12.12.

Именно оно подробно прописывает, какие моменты должны присутствовать в табелях учета рабочего времени коммерческих предприятий. Для бюджетных же организаций есть специальная форма под номером 0504421.

Не обошлось и без Трудового кодекса.

Необходимость ведения журнала учета рабочего времени работников в компании

Важно

Отвечает за хранение табеля обычно бухгалтерия фирмы или кадровый отдел. Составляется он, как правило, по формам Т-12 или Т-13.

Они могут быть как бумажными, так и электронными. Срок хранения табелей учета рабочего времени, указанный выше, должен соблюдаться, даже если документы электронные (п. 1.4 приложения к приказу № 558). При этом для того, чтобы начать использовать файловую форму Т-12 или Т-13, работодателю нужно:

  • закрепить порядок применения такой формы в учетной политике;
  • закрепить локальным нормативом порядок заверения формы Т-12 или Т-13 с помощью электронной подписи.

Формы указанных табелей вы сможете увидеть в статьях: Хранение электронного табеля учета: нюансы При применении электронных форм Т-12 и Т-13 работодателю следует иметь в виду, что: 1.
Хранить электронные документы нужно (пп.

Каков срок хранения табеля учета рабочего времени?

Таким образом, можно выделить два срока хранения журнала:

  • 75 лет, в случае, если в журнал вносились сведения о работе во вредных и опасных условиях, которые дают работнику право на досрочный выход на пенсию (тот же срок установлен и для журнала регистрации трудовых договоров и журнала учета и движения трудовых книжек);
  • 5 лет, во все остальных случаях (такой же срок хранения имеют журнал кассира-операциониста и журнал проверок осуществления воинского учета, регистрации документов, учета бланков строгой отчетности).

Поскольку журнал может вестись не один год, то срок его хранения необходимо отсчитывать от даты последней записи. Журнал учета рабочего времени работников, хотя и не является обязательным к ведению документом, ведется на многих предприятиях.

Сроки хранения табелей учета рабочего времени

Составление табеля осуществляется уполномоченным лицом в единственном экземпляре, после чего бумага подписывается руководителем подразделения и передается в бухгалтерию, где она и остается. Так как в законы периодически вносятся изменения, важно учитывать актуальную информацию, сколько нужно хранить табель учета рабочего времени.

//www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Скачайте документы по теме: Согласно нормам закона «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 года под № 125-ФЗ некоторые документы, без которых невозможно делопроизводство организации, получают статус архивных. При этом сроки, на протяжении которых бумаги могут потребоваться самой организации или же проверяющим органам, отличаются в зависимости от важности документа.

Но в законе эти периоды не отражены, там сказано, что некоторые госорганы могут издавать перечни часто применяемых документов и указывать для них конкретные сроки хранения.

Издаем приказ о назначении ответственного за ведение табеля: образец 2021

Периодичность заполнения Периодичность заполнения журнала зависит от того, какие данные вносятся в данный документ, но в любом случае должно соблюдаться правило: «заполнение журнала по факту». Это значит, что записи вносятся в журнал непосредственно при появлении работника на его рабочем месте или при его уходе.

Прошивание Журнал учета необходимо оформлять, как и все прочие журналы, то есть пронумеровать и прошить. Нумерация должна быть сквозной, начиная с первого листа.

Затем журнал прошивается, и прошивка пломбируется прямоугольником бумаги, на котором указано количество прошитых листов. Ответственный за ведение Работника, который будет отвечать за ведение журнала назначает руководитель.

Приказ по ведению табеля учета рабочего времени

В акте указано, сколько хранится табель учета рабочего времени, но срок здесь иной — в разделе 7.1 отражено, что документ хранится пять лет. Но если учет велся на рабочих местах с правом на компенсации по причине того, что условия труда признаны как тяжелые, вредные или опасные, срок хранения табелей учёта рабочего времени составляет 75 лет.

Табель учета времени работы можно вести и в электронном виде без создания бумажного носителя. Но для этого требуется заверить его электронной цифровой подписью.

Нужно учитывать, что первичные и сводные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации, сроки их хранения одинаковые. Переход на ведение учета в машинном виде должен быть зафиксирован в акте об учетной политике организации (ст.

8 Закона от 6 декабря 2011 г. под №402-ФЗ).
Законом не регулируется, где должны храниться табеля учета рабочего времени, но в случае проверок к ним должен быть доступ. Если обнаружится, что документы утилизированы раньше положенного срока — будет начато разбирательство, которое приводит к наложению штрафов.

Табель после закрытия сдается в бухгалтерию организации, где используется как первичный документ для расчета заработной платы. После чего бухгалтер организует его хранение. Обычно бумаги остаются в отделе фирмы, но если там отсутствует место, по истечении трех лет или меньшего срока могут передаваться в архивы.

Сроки, а также порядок передачи табеля и иных первичных документов в архив регламентируются локальным актом организации, поэтому единых условий нет. Табели, подлежащие хранению на протяжении 75 лет, могут передаваться из архива предприятия в специализированные архивные учреждения, если с ними заключен договор.
Чаще все эта обязанность возлагается на следующие должности:

  • Охранник или вахтер на входе на территорию предприятия или здания;
  • Секретарь, ведущий делопроизводство организации;
  • Сотрудник отдела кадров.

На две последние должности обязанность по ведению журнала целесообразно возлагать, только если численность работников предприятия не велика.

Срок хранения Поскольку журнал учета рабочего времени работников не входит в перечень обязательной документации, то и конкретные сроки хранения для него не определены.

Исходя из того, что журнал является первичным документом для составления табеля, то сроки хранения этих документом должны быть равны.

Источник: //kodeks-alania.ru/srok-hraneniya-prikaza-ob-otvetstvennom-za-vedenie-tabelya-ucheta-rabochego-vremeni/

Срок хранения табелей учета рабочего времени составляет

Сроки хранения табелей учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени – это важный документ, который необходим бухгалтеру для расчета зарплаты работникам. В нем отражено число фактически отработанных часов каждым сотрудником и количество пропущенных дней работниками с указаниями определенных причин прогула. Табель хранится на предприятии, и возникают спорные моменты, касающиеся сроков хранения:

  1. Сколько потребуется времени хранить табель учета рабочего времени.
  2. Как и где необходимо организовать место хранения.
  3. Как подлежит хранению электронный вариант табеля.

Табель учета рабочего времени – это обязательный бланк, который подлежит хранить на предприятии, и может потребоваться следующим категориям лиц:

  • в первую очередь бухгалтерам для расчета зарплаты, отпускных и иных пособий, положенных работнику;
  • налоговые органы вправе проверить наличие и правильность отражения информации, при отсутствии или заполненных ненадлежащим способом документов предприятию придется уплатить штрафы;
  • сотрудники фонда социального страхования при проверке правильного отражения налогов при расчете зарплаты;
  • работники трудовой инспекции при проверке отследят, соблюдены права всех сотрудников.

Табель учета рабочего времени положено хранить на фирме в течение 1 года, по истечению этого срока документы сдаются в архив, где они подлежат хранению сроком на 5 лет.

Если трудовая деятельность на фирме связана с опасными или вредными условиями, то документы об отработанном времени хранятся 75 лет. В определенных случаях внутренними документами можно увеличить сроки хранения.

Важность ведения – табель определяет отработку каждым сотрудником предприятия нормы часов, дней, на основании этого рассчитываются выплаты сотрудникам, составляется отчетность на предприятии. Данный документ заполняется в единственном экземпляре, подписывается руководителем предприятия и ответственным лицом.

По закону, если делопроизводство на предприятии невозможно без использования конкретных документов, то эти документы обязаны храниться в архиве определенное время.

Сроки хранения варьируются в зависимости от их необходимости при проверках, четкие периоды хранения в законе не указаны.

С действующим ранее законодательством табеля необходимо было хранить в течение года, но частично это так и осталось, ведь этот документ нужен бухгалтеру в течение отчетного года для сверки данных и проверки правильности отражения операций.

В приказе Минкультуры говорится, что срок хранения табеля должен быть не менее 5 лет, а для вредных и опасных производств – 75 лет.

Руководитель приказом назначает человека ответственного за заполнение табеля учета рабочего времени, как правило, им является сотрудник отдела кадров. Но может быть и несколько человек ответственных за выполнение этой работы, если предприятие является крупным и содержит много подразделений.

Форма документа

Форма табеля унифицирована и содержит следующие поля:

  • «шапка» документа;
  • дата составления;
  • информация по фирме, если информация собирается по подразделениям, то указывается конкретный отдел, по которому сделан документ;
  • ФИО сотрудников с указанием должности, табельного номера;
  • число отработанных дней или часов каждым сотрудником;
  • лицо, ответственное за заполнение.

Информацию необходимо собирать постепенно, желательно раз в неделю вносить информацию по работникам об отработанном времени. Данные о посещении рабочего места можно узнать у сотрудников охраны или ввести электронную программу, которая будет фиксировать приход работника путем приложения личной карточки к валидатору или снятию отпечатков пальцев.

Если работа у сотрудника почасовая, то пользуясь данными о присутствии сотрудника на рабочем месте можно не переживать что будет переплата за прогулянные часы или опоздания.

Как и где необходимо организовать место хранения

На каждом предприятии должен быть разработан свой график документооборота, в котором прописано, как и где хранить каждый документ, с указанием количества экземпляров и подотчетных лиц.

Но важен не только срок хранения, но и сроки предоставления в бухгалтерию, должны быть четкие рамки по возможности внесения информации. Как правило, бухгалтерия к 10-му числу месяца рассчитывает зарплату за предыдущий период, а к 15-ому уже бухгалтер обязан уплатить все налоги.

Если будет задержка в передачи табеля рабочего времени в отдел бухгалтерии, то возможны просрочки в уплате налогов, что незамедлительно приведет к начислению пени.

По истечении отчетного периода документы за предыдущий год можно постепенно передавать в архив.

Законом не урегулирован момент обязательного хранения табелей в архиве, руководство вправе самостоятельно решать, где и как хранить документы.

Но это не подразумевает, что можно утилизировать бланки, они должны быть в сохранности и к ним должен быть организован доступ в случае проверки.

За хранение табелей ответственен бухгалтер, так как он является последней инстанцией получения этих документов. При сдаче в архив должна быть составлена опись, чтобы при поиске документов была возможность сразу найти необходимую информацию.

Ответственность за сохранность и транспортировку уже будет нести архивариус.

Если табеля необходимо хранить 75 лет, то по истечении 5-и летнего срока данные документы могут передаваться в архивные склады, если с ними заключен договор или такие склады имеются в собственности у предприятия.

Что делать с электронной версией

Табель учета позволительно хранить в электронном виде, но данная информация должна быть зафиксирована в локальных документах предприятия. Документ в этом случае заверяется электронной подписью. При проверке налоговыми органами возможно отправить запрашиваемую информацию посредством электронной связи.

При ведении табелей только в электронном виде стоит помнить, что необходим контроль за техническим состоянием ЭВМ, а также на компьютерах должна стоять современная защита от возможных вирусов и взлома программ. Отсутствие антивирусов может привести к потере данных, либо к искажению информации.

При приме сотрудников необходимо у них взять подтверждение, что они согласны на обработку персональных данных. При этом в документе должна присутствовать фраза о том, что личные данные будут применяться в кадровом учете в электронном виде.

Возможно сделать выборку по необходимым параметрам, а именно по времени (месяц, квартал, год), по подразделению (выйдет вся информация по сотрудникам выбранного подразделения), по сотруднику (выбрав определенное лицо, можно получить информацию об отработанном времени).

Пользуясь электронным вариантом табеля в положении о ведении табеля необходимо прописать ответственного человека за заполнение электронного документа, а также сроки внесения изменений, например, до 5-го числа следующего за отчетным. В этом случае предусмотреть отделом программистов, чтобы после этой даты доступ в программу был закрыт и любые внесения изменений были только на основании письменных заявлений.

Данное видео содержит немного дополнительной информации о том, как правильно вести табель учета рабочего времени, как хранить его вы уже знаете из статьи.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: //znaybiz.ru/kadry/rezhim/rabochee-vremya/srok-xraneniya-tabelya.html

Какой срок хранения табеля учета рабочего времени

Важность учета рабочего времени невозможно переоценить: табель с данными о точном количестве отработанных дней и часов является основанием для расчета зарплаты, используется при формировании отчетности и подтверждает факт соблюдения или несоблюдения работниками режима рабочего времени, установленного в организации.

Источник: //k-p-a.ru/srok-hraneniya-tabeley-ucheta-rabochego-vremeni-sostavlyaet/

Сроки хранения табелей учета рабочего времени

Сроки хранения табелей учета рабочего времени

Составление табеля осуществляется уполномоченным лицом в единственном экземпляре, после чего бумага подписывается руководителем подразделения и передается в бухгалтерию, где она и остается.

Так как в законы периодически вносятся изменения, важно учитывать актуальную информацию, сколько нужно хранить табель учета рабочего времени.

Скачайте документы по теме: Согласно нормам закона «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 года под № 125-ФЗ некоторые документы, без которых невозможно делопроизводство организации, получают статус архивных.

При этом сроки, на протяжении которых бумаги могут потребоваться самой организации или же проверяющим органам, отличаются в зависимости от важности документа. Но в законе эти периоды не отражены, там сказано, что некоторые госорганы могут издавать перечни часто применяемых документов и указывать для них конкретные сроки хранения.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

В нем было закреплено, сколько хранить табель учета рабочего времени: в разделе 7.2 в строке 281 значится, что он хранится 1 год. Но этот акт утратил силу.

Сейчас действует приказ Минкультуры об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 25 августа 2010 года № 558.

Сколько хранить табель учета рабочего времени Сколько должен хранится в организации Табель учета рабочего времени? В разных источниках разная информация: где-то 75 лет, где-то 3 года, где-то 1 год.

Сроки хранения табелей учета рабочего времени украина Минкультуры России от 31.03.2015 № 526):

  • в 2 копиях, каждая из которых расположена на отдельном устройстве;
  • при осуществлении контроля за техническим состоянием компьютеров, который должен проводиться не реже чем 1 раз в 5 лет;
  • при обеспечении контроля над несанкционированным доступом и изменениями в табелях, их удалением, осуществлением рассылки.

2.

Перед тем как вносить сведения в формы Т-12 и Т-13 о конкретных работниках, необходимо получить от каждого из них согласие на обработку персональных данных с указанием, что они будут применяться для кадрового учета в электронном виде (подп. 1 п. 1 ст. 6, подп. 7 п. 4 ст. 9 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Однако если работник уже дал согласие на обработку данных, то еще одно его согласие работодателю запрашивать не нужно.

Сколько хранить табель учета рабочего времени

Важно Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: Номер статьи Вид документа Срок хранения документа* Примечания 586 Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет Решение, где хранится табель учета рабочего времени — внутреннее дело предприятия. Раньше Постановление Росстата регулировало документооборот форм Т-12 и Т-13, который включал передачу табеля в бухгалтерию. Но с 2013 года применение унифицированных форм не обязательно.
Ст. 7 Закона «О бухгалтерском учете»: «Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта».

О кадровой документации

В избранноеОтправить на почту Срок хранения табеля учета рабочего времени зависит в определяющей степени от условий работы в фирме. Организация хранения этих кадровых документов имеет нюансы, которые мы рассмотрим в статье.

Сколько составляет срок хранения табелей учета рабочего времени? Хранение электронного табеля учета: нюансы Итоги Сколько составляет срок хранения табелей учета рабочего времени? В соответствии с приказом Минкультуры России от 25.08.

2010 № 558 кадровые табели, в которых отражаются сведения о трудовом времени, фирма-работодатель должна хранить в своем архиве:

  • в течение 5 лет — при стандартных условиях работы;
  • 75 лет — если работа в компании тяжелая, вредная либо опасная.

Источник: //law-uradres.ru/sroki-hraneniya-tabelej-ucheta-rabochego-vremeni/

Как хранить табель учета рабочего времени

Сроки хранения табелей учета рабочего времени

Важно учитывать тот факт, что табель учета рабочего времени – обязательная бумага. Следовательно, она должна оформляться в каждой организации без исключения.

При этом не имеет значения численность трудящихся. Табель нужно вести даже на микропредприятиях.

Обязанность ведения установлена действующим на данный момент времени на территории РФ Трудовым Кодексом.

Информация, касающаяся данной темы, подробно отражена в 91 статье нормативного документа.

Кроме этого необходимость оформления документации устанавливается Постановлением Госкомстата РФ №1. В нем же освещены сведения по поводу унифицированных форм, которыми нужно пользоваться при оформлении.

Отсутствие табеля в организации может привлечь внимание контролирующих органов, поэтому работодателю важно позаботиться о наличии обязательной документации в учреждении.

Учет рабочего времени необходим не только для ведения контроля над выполнением сотрудниками условий трудового договора, но и для работы бухгалтеров. На основании документа они рассчитывают зарплату трудящихся, а также формируют статистическую и налоговую отчетность.

Кто из работников назначается ответственным?

Вести документацию, на основании которой рассчитывается заработная плата сотрудников, а также определяется количество отработанных ими дней и часов, должен специальный работник.

Последний назначается руководителем организации.

Специалист обязан своевременно передавать необходимые данные в бухгалтерию, а также нести ответственность за достоверность данных, присутствующих в табеле.

В качестве ответственного за заполнение документа в большинстве случаев выступает работник отдела кадров или сам бухгалтер, специализирующийся на расчете зарплаты трудящихся.

Помимо этого, вести учет трудового времени может табельщик – работник, деятельность которого непосредственно связана именно с оформлением указанной бумаги.

Табель не обязательно нужно вести по всему предприятию в целом. В компаниях с большой численностью сотрудников зачастую такое просто невозможно. В таких случаях для каждого структурного подразделения заводится отдельный табель, и, соответственно, назначается ответственный за его ведение в конкретном отделе.

При такой ситуации, после сдачи табеля в бухгалтерию все полученные документы сводятся в один. Следует учесть, что данный учетный документ также может оформляться для каждого специалиста отдельно.

Как вести?

Для ведения документации по учету рабочего времени были предусмотрены 2 унифицированных формы – Т-12 и Т-13. Работодатель вправе использовать любую из указанных.

Отличия обеих форм друг от друга – не значительны. Они заключаются лишь в том, что одна форма предназначена исключительно для внесения данных об отработанном специалистами времени, а в другую, помимо этого, можно вносить данные для расчета заработной платы трудящихся.

Каждая из указанных форм имеет титульный лист. В нем должна отражаться информация следующего характера:

  • полное наименование организации-работодателя;
  • инициалы, должность и личная подпись главного руководителя фирмы;
  • формы – ОКУД, ОКПО;
  • наименование документации;
  • дата первоначального оформления;
  • период действия (отчетный месяц);
  • структурное подразделение, в котором будет вестись учет трудового времени работников;
  • условные обозначения, используемые в настоящем табеле.

Далее должна располагаться таблица. В нее вносится информация о трудящихся. Для каждого из них должна быть предусмотрена отдельная строка. В соответствующие колонки вносятся такие данные:

  • порядковый номер, присвоенный рабочему;
  • ФИО специалиста;
  • табельный номер сотрудника;
  • отметка о явках/неявках (в соответствии с условными обозначениями);
  • общее количество отработанных дней/часов за половину отчетного периода;
  • общее количество отработанных дней/часов за полный отчетный период.

Если на предприятии используется форма табеля, на основании которой рассчитывается зарплата работников, далее заполняются колонки с такими сведениями:

  • код, соответствующий виду дохода – зарплата или отпускные;
  • бухгалтерский (корреспондирующий счет), с которого будут списаны денежные средства, предназначенные для выплаты зарплаты, отпускных, больничных пособий и др.;
  • общее количество отработанных дней/часов по каждому виду дохода.

Если в течение отчетного месяца работник отсутствовал, в табель ставится отметка о причине его неявки. В этом случае необходимо также пользоваться условными обозначениями.

К примеру, аббревиатура «ОТ» означает, что специалист находится в отпуске. «В» – указывает на тот факт, что он находится на выходном.

По окончанию отчетного периода табель подписывают ответственные лица. Среди таковых нужно отметить руководителя отдела, кадровика и специалиста, заполнившего документ.

Сколько хранится – сроки хранения в организации

На срок хранения табеля оказывают влияние определенные факторы. Ключевыми из таковых являются условия труда, установленные в компании.

В стандартных условиях, когда условия труда сотрудников не связаны с какими-либо опасными факторами, табель хранится на протяжении 5 лет.

Если производственные условия характеризуются как тяжелые, опасные или вредные, документ хранится 75 лет.

Данные правила установлены на законодательном уровне.

В любой момент специалисты проверяющих органов при необходимости могут обратиться к руководителю учреждения с просьбой предоставления табеля.

Также за выпиской из табеля может обратиться сотрудник организации.

Сроки хранения обязательны к соблюдению даже по отношению к электронному варианту документа.

После того, как табель рабочего времени полностью заполняется, а также подходит к концу период его действия, он передается в отдел бухгалтерии.

Ответственными сотрудниками производится расчет зарплаты трудящихся.

В последующем документ помещается в специальную папку или передается в архив. Порядок передачи должен регламентироваться внутренними нормативными актами компании.

Документация, которая хранится 75 лет, может быть передана на хранение в специализированные архивные компании.

Выводы

В соответствии с 91 статьей ТК РФ, учет рабочего времени обязательно нужно вести на любом предприятии. Для этого руководители организаций должны позаботиться о наличии соответствующего табеля.

Для заполнения указанной бумаги разработано несколько унифицированных форм. Заполнением табеля должно заниматься ответственное лицо.

Срок хранения документа определен законодательством, в зависимости от особенностей трудовой деятельности граждан – 5 или 75 лет.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Источник: //rebuko.ru/kak-hranit-tabel-ucheta-rabochego-vremeni/

Срок хранения табеля рабочего времени

Сроки хранения табелей учета рабочего времени

Важность учета рабочего времени невозможно переоценить: табель с данными о точном количестве отработанных дней и часов является основанием для расчета зарплаты, используется при формировании отчетности и подтверждает факт соблюдения или несоблюдения работниками режима рабочего времени, установленного в организации.

Составление табеля осуществляется уполномоченным лицом в единственном экземпляре, после чего бумага подписывается руководителем подразделения и передается в бухгалтерию, где она и остается.

Так как в законы периодически вносятся изменения, важно учитывать актуальную информацию, сколько нужно хранить табель учета рабочего времени.

//www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Скачайте документы по теме:

Согласно нормам закона «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 года под № 125-ФЗ некоторые документы, без которых невозможно делопроизводство организации, получают статус архивных.

При этом сроки, на протяжении которых бумаги могут потребоваться самой организации или же проверяющим органам, отличаются в зависимости от важности документа.

Но в законе эти периоды не отражены, там сказано, что некоторые госорганы могут издавать перечни часто применяемых документов и указывать для них конкретные сроки хранения.

Подробнее о ведении табеля учета рабочего времени работников читайте здесь:

  • Заполняем табель учета рабочего времени
  • Расчет рабочего времени и полезные события в сентябре
  • Табель учета рабочего времени: как отразить случаи, отклоняющиеся от нормы

Подобный перечень утвержден Росархивом шестого октября 2000 года, еще до вступления в силу закона «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения». Данным нормативным актом пользовались многие кадровики. В нем было конкретно закреплено, сколько хранятся табеля учета рабочего времени. В разделе 7.2 значилось, что они хранятся один год. Но в последующем этот акт утратил силу, что привело к возникновению разночтений.

В данный момент действует приказ Минкультуры об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 25 августа 2010 года под № 558.

В акте указано, сколько хранится табель учета рабочего времени, но срок здесь иной — в разделе 7.1 отражено, что документ хранится пять лет.

Но если учет велся на рабочих местах с правом на компенсации по причине того, что условия труда признаны как тяжелые, вредные или опасные, срок хранения табелей учёта рабочего времени составляет 75 лет.

Табель учета времени работы можно вести и в электронном виде без создания бумажного носителя. Но для этого требуется заверить его электронной цифровой подписью.

Нужно учитывать, что первичные и сводные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации, сроки их хранения одинаковые.

Переход на ведение учета в машинном виде должен быть зафиксирован в акте об учетной политике организации (ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. под №402-ФЗ).

Правила движения табеля внутри компании

Компании обязаны учитывать не только срок хранения табеля учета рабочего времени, но и правильно организовывать его движение. При этом нужно контролировать его сохранность на всех этапах.

Справка

Путь прохождения табелей может состоять из следующих этапов:

  1. оформления документа;
  2. контроля составления;
  3. подписания;
  4. передачи в бухгалтерию;
  5. организации хранения.

Каждый из этапов должен отражаться в имеющемся графике документооборота, ведь последний — это элемент учетной политики организации.

При указании каждого этапа требуется отражать исполнителей, бумажные и электронные версии, число экземпляров оригинала/копий, иные важные факторы, в том числе, сколько нужно хранить табеля учета рабочего времени.

Обоснованием предусмотренного порядка считается:

п. 4 ст. 9 закона 129-ФЗ от 21.11.1996, п. 4 Положения по бухучету «Учетная политика компании» ПБУ 1/2008, утвержденный приказом Минфина 106н от шестого октября 2008 года; п. 15 Положения по ведению бухучета и отчетности, утвержденный приказом Минфина от двадцать девятого июля 1998 года 34н.

Формируя график документооборота, требуется обязательно учитывать специфику составления документа, а не только сроки хранения табелей учета рабочего времени. Под этим подразумевается детальный учет:

  • продолжительности составления;
  • проставление отметок в течение всего месяца согласно подтверждающим документам;
  • опоздания в представлении бумаг.

По причине того, что документ нужно сдавать в бухгалтерию в строго отведенный срок, а данные о причинах отсутствия работников организации часто поступают к табельщику позже, может потребоваться внесение исправлений не только до сдачи, но и после нее.

Поэтому лучше предусмотреть возможность у табельщиков представления в бухгалтерию оригинала табеля и составлении корректировок.

Так как срок хранения табелей учета рабочего времени составляет от пяти лет, в бухгалтерии нужно организовать место, где будут лежать бумаги.

Где хранятся табеля учета рабочего времени

Руководитель организации сам решает, как и где хранятся табели учета рабочего времени (ст. 13, 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Но надо отличать текущее хранение от архивного. Текущее предполагает использование документов с момента создания и до передачи в архив.

Оно возможно в двух видах: хранение в процессе исполнения и хранение исполненных документов. Исполненные бумаги необходимо сформировать в дела в соответствии с номенклатурой (п. 3.1 ГОСТ 7.0.

8-2013, утвержденного приказом Росстандарта от 17 октября 2013 года под № 1185-ст).

Законом не регулируется, где должны храниться табеля учета рабочего времени, но в случае проверок к ним должен быть доступ. Если обнаружится, что документы утилизированы раньше положенного срока — будет начато разбирательство, которое приводит к наложению штрафов.

Табель после закрытия сдается в бухгалтерию организации, где используется как первичный документ для расчета заработной платы. После чего бухгалтер организует его хранение. Обычно бумаги остаются в отделе фирмы, но если там отсутствует место, по истечении трех лет или меньшего срока могут передаваться в архивы.

Сроки, а также порядок передачи табеля и иных первичных документов в архив регламентируются локальным актом организации, поэтому единых условий нет. Табели, подлежащие хранению на протяжении 75 лет, могут передаваться из архива предприятия в специализированные архивные учреждения, если с ними заключен договор.

В месте, где хранится табель учета рабочего времени, должны соблюдаться все условия, чтобы сведения оставались в читабельном виде. На бумаги не должны попадать солнечные лучи, влага, в противном случае они быстро придут в негодное состояние. Особенно важно грамотного организовывать хранение табелей, которые подлежат уничтожению лишь спустя 75 лет.

Основание для ведения табеля

На сегодняшний день действуют 22 унифицированные формы табеля: Т-12 и Т-13. Также эти формы организация может не использоваться с 01.01.

2013 года, а разработать удобную для применения в зависимости от специфики деятельности.

Но собственные формы предприятие до начала использования должно оформить локальными документами: приказом (распоряжением) и приложить разработанную форму в качестве приложения.

Важно! Государственные и казенные учреждения обязаны использовать унифицированную форму табеля (Форма по ОКУД 0504421). Коммерческие организации справе разрабатывать и принимать к использованию самостоятельно разработанные формы.

Сотрудник, назначенный ответственным за ведение табеля, фиксирует в этом документе явки или неявки на работу, их причины, переработки и т.д. В конце месяца (15-го числа – на аванс) на основании табеля бухгалтером производится расчет оплаты труда и других выплат.

Источник: //zullus.ru/srok-hraneniya-tabelya-rabochego-vremeni/

Какой срок хранения табелей учёта рабочего времени?

Сроки хранения табелей учета рабочего времени

Любой организации необходимо в обязательном порядке заниматься ведением табеля учёта рабочего времени каждого сотрудника. Данный документ подтверждает количество отработанных и неотработанных дней и служит основанием для начисления заработной платы.

Специально уполномоченное лицо занимается составлением документа в единичном экземпляре. После подписания главой отдела бумага передается в бухгалтерию. В существующие законы и акты время от времени вносятся изменения касаемо хранения табеля. Бухгалтеру организации следует учитывать обновленную информацию и следовать ей.

В статье разберёмся, где, как и сколько хранить табели учёта рабочего времени.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Что такое табель учёта рабочего времени?

Табель представляет собой поимённый список сотрудников структурного подразделения и отражает посещаемость за отчётный период.

Наличие в компании документа обязательно. Осуществляется ведение в бумажном или электронном виде. Делать это только в электронном формате запрещается.

Утвержденной формы бланка нет. Госкомстат РФ разработал для рекомендаций два варианта: Т-12 и Т-13. Каждая компания оставляет за собой право выбора формы:

  • Т-12 применяется, если учёт производится вручную. Заполняется в одном экземпляре на двух листах 2/3 формата А3. В конце каждого месяца после подписи руководителя передаётся бухгалтеру для начисления выплат.
  • Для ведения табеля в электронном виде применяется форма Т-13. Большинство табельщиков в наши дни используют эту форму.

Так выглядит табель (кликабельно):

Каждому сотруднику при устройстве на работу присуждается табельный номер, который впоследствии применяется во всех документах относительно расчёта оплаты труда. Номера новых или уволенных работников следует вносить или удалять только на основании приказов, принятых руководителем.

В этой статье можно почитать о том, какие есть режимы рабочего времени.

Сроки хранения

После закрытия табель передаётся в бухгалтерию, где по нему начисляется заработная плата работнику. Бухгалтер обычно оставляет документ в своем архиве. Если у компании есть собственный архив, то по истечении трёх лет табель передаётся на хранение туда.

Компания сама разрабатывает акты, регулирующие порядок и сроки передачи. Государственного регулирования этого процесса нет.

Если же работник трудится на вредном или опасном производстве, то документы о его времени работы положено хранить 75 лет. Даже если компания ликвидируется, табель не подлежит уничтожению. Для хранения существуют архивные учреждения.

С 2010 года срок хранения табеля обычного работника составляет 5 лет.

Электронные табели

При хранении табеля в электронном формате ответственному лицу следует опираться на Приложение № 526 к Приказу Министерства Культуры РФ.

Подпункты 2.30 и 2.32 регламентируют:

  1. Хранение должно осуществляться в двух копиях на отдельных устройствах;
  2. В случае ухудшения качества воспроизведения необходимо производить перезапись документации на новые носители;
  3. Перезапись должна носить неизменную информацию при сравнении с исходным материалом;
  4. Не реже одного раза в 5 лет производится контроль состояния электронного носителя.

Перед внесением сведений о работнике в формы Т-12 или Т-13 необходимо, чтобы он дал согласие на обработку своих персональных данных и разрешил их применение в кадровом учёте в электронном варианте.

Как мы видим, табель учета рабочего времени является важным документом в кадровом делопроизводстве.

Компания берёт ответственность на себя за его хранение. 5 лет – срок хранения документа для общих случаев. 75 лет – при вредных условиях деятельности. Табели в электронном формате имеют идентичные сроки хранения.

Посмотрите видео о создании табеля учёта рабочего времени в программе:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно!

Источник: //bizakon.ru/yuridicheskie-lica/srok-hraneniya-tabelej-uchyota-rabochego-vremeni.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.