+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Сроки хранения договоров в организации 2019

Содержание

Срок хранения договоров в организации в 2019 году таблица

Сроки хранения договоров в организации 2019

Если нет лицевых счётов и ведомостей начисления заработной платы, то не менее 75 лет Индивидуальные сведения в ПФР на работников Не менее 75 лет Отчётность в статистику:

— годовая;

-полугодовая и квартальная;

— единовременная;

— месячная

— постоянно

— 5 лет или постоянно, если нет годовых;

— постоянно, если нет годовых;

— год, либо постоянно, если нет другой отчётности.

Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах Не менее 5 лет

В конце статьи также приложен полный детальный перечень сроков хранения с учётом всех нюансов. Если вы сомневаетесь, сколько хранить тот или иной документ, или подозреваете, что есть условия, продлевающие его хранение, лучше сверьтесь с документом ниже.

Чтобы не запутаться с таким обширным перечнем, можно вести номенклатуру дел – это специальный документ, который фиксирует все дела, заводимые в организации, собирает их в однотипные группы, а также устанавливает сроки хранения. Скачать бланк номенклатуры и образец её заполнения можно в конце статьи.

Нужно отметить, что ведение подобного документа не является обязательным – лишь бы организация соблюдала те сроки хранения, которые установлены по закону. В остальном же номенклатура нужна только большим предприятиям со сложной и разветвлённой структурой документооборота.

Важно

Сведения книги должны быть достаточны для учета движения договоров и должны содержать:

  • данные о номере, дате составления, наименования контрагента;
  • краткое назначение документа – поставки, оказания услуг и прочее;
  • указание длительности действия и данные о конечной дате формы, если отсутствует иной характер длительности, например, действующий бессрочно.

В журнале регистрации учитываются основные документы договоров и дополнительные соглашения к ним. Контроль за ведением журналов возлагается на различные службы – юридический отдел, бухгалтерию, кадры.

Внимание

В основе группировки лежит экономическая целесообразность дальнейшего использования. В организации заводят несколько книг учета, учитывающих:

  1. Сотрудничество с контрагентами – поставщиками, покупателями.

Отдельная регистрация производится по постоянно действующим хозяйственным соглашениям и разовым договорам, например, на поставку канцелярских товаров.

  • Договоры с поставщиками услуг. Особое внимание уделяется сохранности соглашений об оказании коммунальных услуг и аренды помещений.
  • Договоры часто имеют дополнительные соглашения, указывающие на пролонгацию аренды, изменения условий. Окончание действия договора аренды совпадает с конечной датой последнего приложения.

  • Соглашения подряда.

  • Документы используются в строительстве капитального и текущего назначения. Часто производится регистрация одновременно с гражданско-правовыми формами.

    . Если в результате нарушения была занижена база для исчисления страховых взносов и/или налогов, то штраф будет взыскиваться в размере 20% от суммы недоплаченного налога, но не менее 40 тыс. руб.

    Ответственные лица отвечают по статье 15.11 Кодекса об административных правонарушениях. При первичном нарушении полагается штраф в размере 5-10 тыс.
    рублей, а при повторном– штраф 10-20 тыс. рублей и дисквалификация на 1-2 года.

    Также предусмотрена уголовная ответственность за уничтожение, повреждение или сокрытие документов, подлежащих хранению. То есть если будет доказано, что компания нарочно уничтожила документы, руководствуясь корыстной заинтересованностью.

    Срок хранения договоров в организации в 2019 году таблица скачать

    Госучреждения, определяя правила, в соответствии с которыми будет осуществляться хранение договоров , руководствуются ведомственными перечнями.

    Типовые периоды

    На практике хранение договоров может осуществляться в течение периодов:

    1. Ограниченных датой. При определении срока во внимание принимаются условия дополнительных соглашений.
    2. Не ограниченные датой. В содержании соглашения может присутствовать, например, такая формулировка, как «до полного погашения обязательств».

    Отдельную категорию составляют документы постоянного хранения. К ним относят учредительные бумаги, соглашения о приобретении имущества, аренды и пр.

    Журнал учета

    Хранение договоров предполагает их регистрацию в специальной книге.

    В законодательстве отсутствуют четкие требования к форме учета. Предприятия самостоятельно разрабатывают журналы регистрации.

    В нем должны присутствовать следующие сведения:

    1. Номер, дата составления, название контрагента.
    2. Краткое описание документа. Как правило, указывается тип соглашения (поставки, выполнения работ и пр.).
    3. О продолжительности действия и окончательной дате, если заключено срочное соглашение.

    В журнале должны присутствовать сведения о договорах и приложениях к ним.
    Контролировать ведение учетной книги могут различные службы предприятия.

    Срок хранения договоров в организации в 2019 году таблица рк

    Так, есть некий сотрудник, обычно это кто-то из сотрудников бухгалтерии, который отвечает за хранение договоров с контрагентами или любых других подобных бумаг. У него имеется отдельная папка, где они все постоянно находятся, пока действуют.

    По мере того как договор закрывается, он перекладывается в другую папку. Удобно будет завести специальный реестр в электронной форме, где все указанные документы будут перечислены по порядку с указанием срока хранения.

    Но вначале этот срок следует определить. Лучше всего пробежать с папкой по всем отделам, которые в той или иной мере касаются договоров, чтобы лучше понимать их суть. По мере накопления опыта необходимость подобных действий исчезнет.

    Потом, когда точно понятно, что именно из себя представляет каждый из документов, проставляет конкретный срок его хранения.

    Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

    Таблица сроков хранения документов в организациях в 2017 году

    С каждым днем архив данных любой организации возрастает. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.

    Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

    Общие сроки сохранения документации

    Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:

    • временный – до 10 лет;
    • долгосрочный – более 10 лет;
    • постоянный.

    Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.

    Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация.

    Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела.

    Срок хранения документов в организации в 2019 году таблица

    В случае ликвидации предприятия эти договоры направляются в госархив. Что касается гражданско-правовых соглашений, то они утилизируются по общим правилам.

    Акт, который составляет комиссия в процессе уничтожения документов, обладает юридической силой. Он должен быть зарегистрирован в Общем журнале. При проверке налоговые органы могут его потребовать.

    Утилизация потерявших актуальность документов производится каждый год.

    Договор ответственного хранения: образец

    Такой тип соглашений в современных рыночных условиях считается одним из самых популярных. Договор хранения, образец которого представлен в статье, позволяет обеспечить содержание имущества в надлежащем состоянии в отсутствии собственника.

    Такие соглашения заключаются не только в сфере предпринимательства, но и для удовлетворения индивидуальных бытовых нужд. К примеру, граждане сдают свои вещи при посещении театра, передают багаж в камеры хранения в аэропортах и пр. К соглашениям такого типа применяются нормы ГК.

    Письменная форма – одно из требований, которому должен соответствовать договор хранения. Образец документа содержит:

    1. Предмет сделки.
    2. Обязанности и права сторон.
    3. Условия оплаты (если она предусматривается).
    4. Порядок разрешения споров.

    Общие положения соглашения

    В 866 статье ГК определено, что собой представляет договор ответственного хранения . Согласно норме, по условиям соглашения один субъект передает другому материальные ценности.

    Срок хранения кадровых документов в организации в 2019 году таблица

    Столько же хранят документы, которые получили от контрагентов.

    Сколько хранить доверенности

    Доверенности на представление интересов компании хранят постоянно. Если доверенность выдали в связи с конкретным договором, ее нужно хранить столько же, сколько сам договор.

    Доверенность на представление интересов компании в суде хранят до завершения судебного разбирательства. Общий срок хранения доверенностей – не меньше срока исковой давности.

    Какие сроки хранения действуют для документов в судебном архиве компании

    По общему правилу документы, которые представляют в суд, компания должна хранить 5 лет с даты принятия судебного акта.

    Компания по своему усмотрению может определить более длительный срок хранения судебного архива.

    Период хранения корреспонденции зависит от степени важности писем и их содержания. Например, переписку с контрагентом хранят в течение периода действия договора, а также следующие три года с момента прекращения договора. То же правило действует в отношении почтовых уведомлений. Запросы, уведомления от госорганов и т. п.

    Срок хранения кассовых документов в организации в 2019 году таблица

    Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

    Попробовать онлайн

    Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету в 2019 году

    Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять документы бухгалтерского и налогового учета на протяжении 4 лет (п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ). Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ документы бухгалтерского учета должны быть в полной сохранности в течение 5 лет.

    Что касается некоммерческих организаций, то для них Перечень типовых управленческих документов установил такой же срок хранения документации — 5 лет.

    Как долго хранить кадровые документы

    Срок хранения документов по личному составу в 2016 году изменился, так как вступил в силу Федеральный закон от 02.03.2016 №43-ФЗ. Так, личные карточки работников, трудовые договора и договора гражданско-правого характера (ГПХ), оформленные с 2003 года необходимо сохранять на протяжении 50 лет.

    Ведение учета» в курсе «Документооборот».

    Соблюдать срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Четыре года отсчитывайте после отчетного или налогового периода, в котором документ последний раз использовали для расчета и уплаты налога, составления отчетности. Обратите внимание: у кадровых бумаг также есть свои сроки. О них читайте в следующем разделе.

    Таблица сроков с особенным расчетом сроков хранения документов

    Вид документов

    Срок хранения

    Где об этом сказано

    Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи)

    Четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали

    Источник: https://oooiskra.ru/srok-hraneniya-dogovorov-v-organizatsii-v-2019-godu-tablitsa

    Сроки хранения документов в 2019 году таблица

    Сроки хранения договоров в организации 2019

    Бухгалтерские и кадровые документы нужно хранить в 2019 году в сроки, которые установлены законодательством. В нашей таблице вы найдете всю необходимую информацию. А если хотите найти срок хранения документа в один клик, воспользуйтесь электронным сервисом в конце статьи.

    При определении сроков хранения документов в 2019 году компания должна полагаться на действующее законодательство:

    • Налоговый кодекс РФ
    • Федеральные законы от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ
    • Перечень типовых управленческих документов (утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).  

    Сроки хранения документов в организации в 2019 году (таблица)

    Документ и срок хранения
    Бухгалтерский учет
    • первичная документация
    • регистры бухгалтерского учета
    • аудиторские заключения

    5 лет после отчетного года

    • инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств

    5 лет

    • документы учетной политики и прочие документы, которые относятся к организации и ведению бухгалтерского учета

    5 лет после года, когда документы в последний раз были использованы для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности

    • квартальная бухгалтерская отчетность

    5 лет

    • годовая бухгалтерская отчетность

    в течение всей своей деятельности

    5 лет после отчетного года
    Налоговый учет
    • книга покупок и доп. листы к ней

    4 года с даты последней записи

    • книга продаж и доп. листы к ней

    4 года с даты последней записи

    • документы, подтверждающие расходы на обучение

    4 года

    • документы, подтверждающие расходы на независимую оценку квалификации работников

    4 года

    • документы, подтверждающие убыток и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду

    в течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка

    Страховые взносы5 лет с момента принятия отчета ФСС РФ
    • квитанция о получении 4-ФСС

    5 лет по завершении процедуры приема Расчетов в ФСС

    Валютный контроль
    • документы по валютным операциям

    3 года со дня совершения валютной операции, но не ранее срока исполнения договора

    Кадровый учет
    • документы по личному составу, созданные до 2003 года (за исключением документов, образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой)

    не менее 75 лет со дня создания

    • документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года (за исключением, документов образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой)

    не менее 50 лет со дня создания

    не менее 10 лет 
    5 лет
    • штатное расписание и изменения к нему

    в течение всей деятельности компании

    • график отпусков работников

    1 год после окончания его действия

    • личные документы-оригиналы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства и др.)

    до востребования

    • невостребованные — 50 лет
    • невостребованные (оформлены до 2003 года) — 75 лет

    Программа Бухсофт ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

    Попробовать онлайн

    Сервис. Сроки хранения документов 

    По общему правилу, срок хранения документов начинают отсчитывать с 1 января  года, следующего за годом составления документа. Однако, есть некоторые особенности. Например:

    • при получении убытка (в том числе и от реализации имущества) налогоплательщик должен сохранять документы в течение всего периода учета убытка в налоговом учете
    • при покупке амортизируемого  имущества документы хранят 4 года после того отчетного периода, в котором имущество было списано с баланса
    • по безнадежной дебиторской задолженности – 4 года после периода, в котором долг был признан безнадежным.

     Согласно п. 2.3 Правил, утверж­денных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 по истечении срока хранения документы можно уничтожить.

    Для этого составляют акт «О выделении документов на уничтожение», который подписывает экспертная комиссия, которая состоит из сотрудников компании.

    Если перечень документов к уничтожению очень большой, то можно указать только вид документов. К примеру, авансовые отчеты за  ____ год.

    Вариантов как избавиться от ненужной документации два: собственными силами или с помощью сторонней организации. Все зависит от объемов. Если документов немного, то можно воспользоваться шредером.

    Что грозит компании, если нарушить сроки хранения (штрафы)

    За нарушение сроков хранения предусмотрены штрафы. Согласно ст. 120 НК РФ:

    • 10 000 руб. – если у налогоплательщика нет документов бухгалтерского и налогового учета за 1 налоговый период
    • 30 000 руб. – если у налогоплательщика нет документов бухгалтерского и налогового учета за несколько налоговых периодов
    • не менее 40 000 руб. или 20% от суммы неуплаченного налога если в результате отсутствия документов  налоговая база была налогоплательщиком занижена.

    Штраф также предусмотрен и Кодексом по административным правонарушениям, но для должностных лиц.  В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ – от 2 000 до 3 000 рублей.

    Источник: https://www.26-2.ru/art/352235-sroki-hraneniya-dokumentov

    Срок хранения документов в архиве организации: таблица

    Сроки хранения договоров в организации 2019

    Как долго нужно хранить архивные документы в 2019 году? Как их уничтожить? Какая ответственность грозит тем, кто нарушил сроки хранения? Обо всем читайте в нашей статье, скачайте полезную таблицу о сроках хранения кадровых, бухгалтерских, налоговых документов

    Таблица: сроки хранения документов в организации в 2019 году

    При определении сроков хранения кадровых, налоговых, бухгалтерских документов необходимо обращаться к целому ряду источников. Перечислим их:

    • Налоговый кодекс,
    • Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ,
    • Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ,
    • Перечень типовых управленческих документов (утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

    Для вашего удобства мы создали таблицу, в которой указаны сроки хранения самых распространенных документов.

    Скачать таблицу >>>

    Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету

    Документация, созданная в процессе бухгалтерского учета, подлежит хранению в течение 5 лет (Федеральный закон № 402-ФЗ) после отчетного года.

    Налоговый кодекс обязывает индивидуальных предпринимателей и юридических лиц хранить документы 4 года (п.п. 8 п.1 ст. 23). В Перечне типовых документов установлено, что некоммерческие организации также должны хранить архивы 5 лет.

    ► Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле

    Как считать сроки хранения документов

    Срок хранения кадровой документации начинается с дня создания. В некоторых случаях важно учесть срок действия документа – например, график отпусков был составлен в 2018 году, и был актуальным весь 2019-й. Срок хранения графика в архиве начнется с даты окончания его действия.

    В большинстве случаев срок хранения бухгалтерских и налоговых документов считается с 1 января следующего после составления года . Например, авансовый отчет был создан в 2016 году. Следовательно, его срок хранения надо начинать с 1 января 2017 года. Но важно учесть, что это правило имеет исключения.

    Все документы по дебиторской задолженности хранятся 4 года после периода, в котором долг был признан безнадежным. Если речь об убытке, то документы хранятся в течение всего периода учета. Минфин России в письме от 3 апреля 2007 г.

    № 03-03-06/1/206 разъясняет, что списание возможно только при представлении «первички», доказывающей убытки.

    Покупка амортизируемого имущества обязывает хранить документы 4 года после окончания отчетного периода, в котором прошло списание этого имущества с баланса организации.

    Как уничтожить старые документы

    После того как срок хранения документов в организации кончился, они подлежат уничтожению. Важно оформить утилизацию правильно.

    Шаг 1. Создается экспертная комиссия, она может быть постоянной или временной. В нее входят работники предприятия, обязательно назначается председатель. В сложных случаях уместно пригласить работника Росархива.

    Шаг 2. Комиссия определяет массив документов, которые уже не нужно сберегать. Он оформляется в виде акта «О выделении документов на уничтожение», который подписывают члены комиссии. В перечне утилизируемых документов можно не перечислять отдельно каждое наименование, а указать вид. Например: акты сверки за 2000 год.

    Шаг 3. В зависимости от объема работы выбирается способ уничтожения. Если документов не очень много, достаточно пропустить их через шредер либо сжечь. Если архивы для утилизации большие, проще воспользоваться услугами специализированной организации.

    ► Как восстановить утраченные документы и что делать, когда это невозможно

    Ответственность за нарушение сроков хранения

    Поскольку все сроки хранения регламентированы законодательно, а не устанавливаются самовольно, при выявлении нарушений организация будет наказана. Налоговый кодекс в 120-й статье предусматривает штрафы:

    • 10 000 р – за отсутствие документов бухгалтерского и налогового учета по одному отчетному периоду.
    • 30 000 р – то же, когда нет сведений по двум и более периодам.
    • От 40 000 р либо 20 процентов от суммы налога, если недостача документов повлекла уменьшение базы налогообложения.

    Кроме того, должностное лицо, ответственное за документы, получит административное взыскание по ст. 15.11 КоАП РФ: 2000-3000 р.

    Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1098102-18-m11-sroki-hraneniya-dokumentov-v-organizatsii-v-2019-godu-tablitsa

    Таблица сроков хранения документов в организации в 2019 году – скачать

    Сроки хранения договоров в организации 2019

    Документация, которая ведется организацией, не может быть в свободном распоряжении, поскольку она является отчетной.

    В любом случае те бумаги, по которым делопроизводство завершено, размещаются в архиве на некоторый срок, оговоренный в законодательстве.

    Если этого не будет выполнено, то возможно привлечение виновных лиц к административной или гражданской, и даже уголовной ответственности.

    Чтобы не стать фигурантом нарушения, следует разобраться, какие сроки сохранения бумаг существуют, и что за дополнительные требования к этому процессу предъявляются.

    Список документов, необходимых для учета

    В законе 125-ФЗ устанавливается, что архивные бумаги, которые размещаются в частной собственности, могут либо храниться самими организациями, либо же передаваться в специальные учреждения, к примеру архивы и библиотеки.

    Все такие документы, приказы, планы и договора размещаются по месту исполнительного органа общества, либо в месте, которое известно его участникам.

    Наиболее часто организация создает собственный архив, в отношении которого распространяются специальные нормы.

    Решение о создании своего места хранения является внутренним, и руководство фирмы выдает специальное положение, где прописывается, как именно и в каком порядке будет создаваться место хранения.

    Именно там оговаривается и то, кто именно будет отвечать за его формирование и сохранность, каким людям дается допуск к документам, и сколько они будут храниться.

    Сроки того, сколько должны сохраняться те или иные бумаги, определяются в Приказе Министерства культуры под номером 558.

    В нем говорится о том, что сроки хранения могут разделяться на пять типов:

    1. Постоянно.
    2. До прохождения надобности.
    3. Пока не будут заменены новыми.
    4. До прекращения существования организации.
    5. На определенный срок.

    Постоянно хранится достаточно внушительный перечень документов, отличающийся по составу, в нем есть корпоративные бумаги, к примеру Устав, протоколы собрания, документы об имущественных правах и прочие. Также это книги доходов и расходов, внутренние акты и гражданско-правовые договора, но не все.

    До отсутствия необходимости хранятся законы и нормативные акты, исполнительные листы сотрудников; книги и журналы, в которых ведется учет копий, журналы учета совместителей и образцы подписей ответственных материально лиц.

    До того, как будут заменены новыми, будут находиться на хранении:

    • кодексы профессиональной этики;
    • типовые номенклатуры дел;
    • списки паролей к компьютерной технике, на которой хранится личная информация;
    • формы первичных бумаг;
    • нормативы по труду;
    • перечни тех профессий, которые связаны с тяжелыми или вредными условиями занятости;
    • планы эвакуации;
    • списки детей, имеющихся у сотрудников.

    До того, как организация будет ликвидирована, необходимо сохранять описи бумаг, которые выставлены организацией на аукционы или торги при приобретении земель или недвижимости, но в целом весь документальный набор должен передаваться в архивы при закрытии компании.

    И наконец, на протяжении определенного срока хранятся:

    5 летГражданско-правовые договора
    10Технико-экономический паспорт, переписка по поводу доверительного управления имуществом, бумаги о защите информации и продаже движимого имущества
    15Относящиеся к электронно-цифровой подписи, востребовании имущества из чужого владения, а также переписка с иностранными компаниями по поводу деятельности
    45 летПротоколы и положения об аттестации рабочих мест на опасных и вредных объектах
    75 летВсе документы, касающиеся персональных данных и работников, это приказы и распоряжения, штатный состав, регламенты по должностям, лицевые карточки и счета

    Бухгалтерские бумаги

    Для подавляющего количества документов бухгалтерского типа срок хранения установлен на уровне пяти лет, но есть и отличия в некоторых видах, и это следует рассмотреть подробнее.

    В то же время, сроки хранения документов в организации в 2019 году, таблицу можно скачать здесь.

    Вид бумагСрок
    Финансовая отчетностьСводная годовая и годовая — постоянно, квартальная и месячная — 5 лет и год соответственно
    Бюджетные отчетыГодовые — постоянно, квартальные и месячные — 5 лет и год
    Передаточные акты и аналитические бумаги к годовым отчетамПостоянно
    Отчеты о выполнении сметСводные годовые и годовые — на постоянной основе, квартальные — сроком на пять лет
    Документы учетной политики5 лет
    Лимиты и фонды зарплатыПо месту разработки и принятия — постоянно, в других компаниях — пока не истечет потребность
    Счета-фактуры4 года
    Отчеты по драгметаллам, гарантийные письма и переписки по выдаче и возврату ссудНа протяжении 5-ти лет
    Свидетельства о налоговом учетеПостоянно
    Перечень выплат, с которых не уплачиваются страховые взносы в госфондыПо месту утверждения хранятся постоянно, в других компаниях — пока не поменяются на новые

    Остальные бумаги хранятся в среднем 5 лет, но лучше обратиться к специалистам в этой сфере, чтобы разобраться в нормах.

    По налогам

    Налоговые бумаги следует хранить в обязательном порядке, поскольку любая проверка выявит нарушения и выпишет соответствующий штраф.

    В них отражаются все действия и траты с доходами, но обычно они хранятся четыре года, если иное не установлено законом.

    Тип бумагиВремя хранения
    Первичка за годы получения компанией убытка в учетеНа протяжении всего периода, пока убыток учитывается в налоге на прибыль
    Налоговые регистры, бумаги об освобождении от уплаты сборов, декларации юрлиц по всем типам налогов5 лет
    Реестры сведений о прибыли физлиц75 лет, и 50 лет — если оформлялись после 2003 года
    Книги учета доходов и расходов по УСНДо ликвидации учреждения
    Бумаги для использования льгот для региональных проектов инвестиций6 лет

    По страховым взносам

    Страховые взносы дают человеку возможность в дальнейшем после выхода на пенсию получить государственное довольствие, и если произойдет сбой, или появятся споры, то потребуется документальное подтверждение.

    Поэтому подобные бумаги нужно обязательно хранить, и не уничтожать их раньше срока.

    ДокументДлительность
    Платежки по взносам6 лет
    Расчет 4-ФССГодовой — до ликвидации юрлица, квартальный — в течение 5-ти лет от принятия отчета в ФСС
    Сведения СЗВ-МНа протяжении 6-ти лет
    Ежегодная отчетность персонального характера в Пенсионный фондДо закрытия учреждения
    Документ о пересылке отчета в фондОдинаковая с основным отчетом

    Кадровые

    Кадровые бумаги также должны храниться на протяжении долгого времени, но и тут вступает в действие индивидуальное нормирование.

    БумагаПериод сохранности
    Оригинал трудовой книжкиДо востребования сотрудником, но не больше 50-ти лет
    Личная карточка человека и копии его бумагТрудовой договор с дополнениямиПриказы в отношении кадров75 лет (если сотрудник оформлен до 2003 года), 50 лет — если позже
    Больничный лист и расчет5 лет
    Отпускной график1 год после момента применения
    Штатное расписаниеПока компания не ликвидируется

    : по данной теме

    Утилизация старых бумаг

    Если срок хранения документации истек, то их необходимо уничтожить в оговоренном законом порядке, и для этого следует составить соответствующий акт, в котором будут указаны названия и количество дел, подлежащими деструкции.

    Это распоряжение подписывается особой комиссией, утверждаемой генеральным директором по личному приказу.

    Далее все бумаги любым удобным способом изымаются из хранения и уничтожаются, причем не оговорено, как это должно произойти.

    Какой предусмотрен штраф за их отсутствие

    Если на предприятии не будет первички, счетов и налоговых регистров, то налоговая инспекция, которая придет с проверкой, вправе выписать штраф на уровне 10-30 тысяч рублей.

    Они могут проверить места хранения, и при выявлении нарушения оформят наказание по статье 120 НК РФ.

    Если же не будет документов, которые подтверждают расходы на нужды хозяйственного характера, то проверка снимет расходы по прибыли, а также вычеты по налогу на добавленную стоимость. Как вариант, они вполне могут посчитать размер нужного налога методом расчета.

    В деятельности организации возникает большое количество документов, которые нужно не только использовать по назначению, но еще и правильно хранить.

    Для каждого типа бумаг существует свой срок, который нужно обязательно соблюдать, а если уничтожить их раньше, то проверка из налоговой инспекции накажет компанию.

    Поэтому следует заранее узнать, какой период должен соблюдаться при сохранении документов и какие вообще могут быть такие сроки.

    Внимание!

    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

    Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Источник: https://juristhere.ru/tablica-srokov-hranenija-dokumentov-v-organizacii/

    Хранение договоров в организации

    Сроки хранения договоров в организации 2019

    От того, насколько грамотно организовано хранение договоров на предприятии, может зависеть эффективность всей его производственной деятельности и даже состояние финансов. Поэтому важно соблюдать и порядок, и сроки хранения этого вида документов.

    Почему хранению договоров необходимо уделять повышенное внимание

    В своей деятельности ни одна организации не сможет обойтись без заключения договоров с другими юридическими и физическими лицами. Эти договоры, носящие гражданско-правовой характер, заключаются, в том числе:

    • на выполнение какого то определенного вида или объема работы;
    • на поставку оборудования, комплектующих, сырья и инструментов;
    • куплю-продажу производимой компанией продукции, предоставляемых услуг;
    • аренду помещений;
    • проведение специальной оценки рабочих мест;
    • поставку канцелярских принадлежностей.

    Этот перечень видов договоров, хранящихся в организации, далеко не полный. Но даже по нему видно, что подобные двусторонние соглашения могут заключаться на самые разные виды работ и предоставление самых разнообразных услуг.

    Всеми договорами, независимо от того, что является объектом каждого из них, предусматриваются взаимные обязательства сторон и сроки выполнения. При этом нарушение обязательств или сроков, как правило, предусматривает серьезные штрафные санкции.

    Кроме того, своевременное выполнение обязательств контрагентов, оформленных на основе письменно заключенных договоров — это гарантия своевременного обеспечения предприятия всем необходимым, непрерывности его производственного и организационного цикла. Поэтому хранению договоров в организациях уделяется повышенное внимание, в том числе, когда речь идет о подготовке, передаче и хранению их в архиве.

    Кому поручается текущее хранение договоров в организации

    Решение о том, какое подразделение будет осуществлять текущее хранение договоров в организации, принимает работодатель, это входит в зону его ответственности.

    Обратите внимание! Под текущим хранением подразумевается хранение договоров, действие которых еще не завершено или завершилось в текущем году.

    Обычно, хранить действующие договоры поручается юридической службе или бухгалтерии, на небольших предприятиях этом может вменяться в обязанности секретарю. Но наиболее целесообразным представляется передача этой функции работникам бухгалтерии, при этом в юридическом отделе могут храниться только копии этих документов.

    Договоры относятся к документам первичного бухгалтерского учета, поскольку ими подтверждаются производимые хозяйственные операции.

    Поэтому, как и в отношении всех других первичных учетных документов, хранение договоров должно осуществляться в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г.

    Согласно этому Положению, для их текущего хранения должны быть выделены специальные несгораемые закрывающиеся на замок шкафы или оборудовано специальное помещение.

    Справка

    Все договоры, заключаемые организацией, прежде, чем будут переданы на хранение, должны быть зарегистрированы. Регистрация этих документов, обычно, входит в функции секретаря

    Регистрационная форма разрабатывается работодателем и представляет собой состав сведений, максимально полно отображающих информацию о каждом заключенном соглашении.

    Если текущее хранение договоров осуществляется в подразделениях, у секретаря обязательно должен быть доступ к полной базе данных договоров или их реестру.

    Как организовать учет договоров, находящихся на текущем хранении  

    Поскольку, как уже было сказано, договоры являются важными документами, должна быть исключена их утеря. С этой целью на предприятии ведется в электронном или бумажном виде реестр заключенных и подписанных экономически работающих договоров.

    Ведение реестра, а также журнала учета договоров, как правило, поручается секретарю. В реестре и журнале учитываются уже те документы, которые подписаны и зарегистрированы.

    При этом неважно, какому из подразделений поручается текущее хранение договоров.

    В реестр или журнал вносится следующие сведения о каждом зарегистрированном договоре:

    • порядковый номер записи;
    • наименование (тип) договора;
    • указанная в нем стоимость или цена;
    • информация о второй стороне, подписавшей документ;
    • дата заключения договора;
    • срок его действия (если он оговорен);
    • наличие изменений, дополнительных соглашений к документу;
    • текущий статус договора (действует, расторгнут, завершен);
    • сотрудник, ответственный за текущее хранение договора;
    • примечание;
    • номер дела в котором хранится договор.

    Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211142-hranenie-dogovorov-v-organizatsii-17-m11

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.